Formatowanie warunkowe w Excelu – koloruj swoje dane

1. Wstęp do formatowania warunkowego

Formatowanie warunkowe to jedna z najpotężniejszych funkcji programu MS Excel, która pozwala na automatyczne zmienianie wyglądu komórek arkusza kalkulacyjnego w oparciu o określone przez użytkownika warunki. 

Dzięki formatowaniu warunkowemu możemy łatwo i szybko wyróżnić te dane, które spełniają określone wymagania lub są ważne dla naszej analizy.

W tym artykule przedstawię czym jest i na czym polega formatowanie warunkowe oraz dlaczego warto korzystać z tej funkcji.

2. Dlaczego warto stosować formatowanie warunkowe w Excelu? 3 powody:

1. Czytelność dokumentu: Formatowanie warunkowe pozwala na wizualne wyróżnianie danych, które są dla nas najważniejsze. Kolorowanie poszczególnych elementów poprawia czytelność dokumentu oraz ułatwia porównanie wyników między sobą. Dzięki temu mamy łatwiejszy dostęp do kluczowych informacji i możemy szybciej podjąć biznesowe decyzje.
2. Automatyzacja procesu analizy: Korzystając z formatowania warunkowego, możemy automatycznie wykonywać pewne czynności (np. kolorowanie komórek), co znacznie przyspiesza proces analizy danych oraz ułatwia pracę nad arkuszami kalkulacyjnymi.
3.  Łatwość konfiguracji: Konfiguracja parametrów formatowania warunkowego jest stosunkowo prosta i intuicyjna – wystarczy wybrać odpowiednią opcję i określić jej właściwości, takie jak np. zakres komórek objętych danym formatowaniem czy konkretne kryterium spełniające dane wymaganie.

3. Jak używać formatowania warunkowego krok po kroku?

Aby skorzystać z funkcji formatowania warunkowego w programie MS Excel, należy postępować według poniższych kroków:

1. Zaznacz zakres komórek, na które chcesz nałożyć formatowanie warunkowe.

2. Kliknij przycisk Formatowanie warunkowe znajdujący się w zakładce Narzędzia główne.

3. W oknie dialogowym wybierz typ formatu, który chcesz zastosować do podświetlania lub kolorowania komórek.

4. Wybierz reguły wyróżniania komórek (np. minimalną i maksymalną wartość dla liczb), skale kolorów lub zestawy ikon.

5. Możesz również stworzyć własne, zaawansowane reguły, klikając w opcję Nowa reguła.

6. Zatwierdź ustawienia klikając przycisk OK.

To wszystko! Teraz komórki spełniające zadane przez nas wymagania zostaną automatycznie wyróżnione za pomocą przyjętego przez nas sposobu formatowania.

4. Przykłady zastosowania formatowania warunkowego

1. Kolorowanie komórek na podstawie wartości liczbowych: W przypadku, gdy chcemy odróżnić np. mniejsze lub większe od określonej wartości możemy skorzystać (np. ustawić, aby wszystkie wartości większe niż 100 były czerwone).

2. Skalowanie kolorów największych/mniejszych liczb: Korzystając z formatowania warunkowego możemy w łatwy sposób wyodrębnić największe lub najmniejsze wartości liczbowe (np. przy analizie wyników sprzedaży).

3. Podkreślanie terminów ważności: Jeśli pracujemy nad dokumentem zawierającym daty (np. faktury), to dobrym pomysłem jest wykorzystanie formatowania warunkowego do wyróżnienia tych, których termin płatności już upłynął lub zbliża się jego końcowy termin.

4. Porównywanie dwóch kolumn: Często porównując ze sobą dane między dwoma kolumnami musimy mieć pewność że są one sobie równe lub różnią się tylko minimalnie (na przykład w przypadku analiz finansowych). Aby uprościć ten proces możemy skorzystać właśnie z funkcji formatowania warunkowego i ustawić tak parametry żeby dla identycznych wpisów kolory były jednakowe a dla różnych – inne.

5. Przedstawienie danych liczbowych przy pomocy Pasków danych. Pozwala nam na graficzną wizualizację np. Ilości sprzedanych produktów dla danego okresu.

6. Formatowanie warunkowe jest również dostępne w tabelach przestawnych programu Excel, o których więcej dowiesz się w tym artykule.

5. Formatowanie warunkowe – przydatne skróty klawiszowe

Korzystanie ze skrótów klawiszowych może znacznie przyspieszyć i ułatwić pracę z funkcją formatowania warunkowego w programie MS Excel. Poniżej przedstawiamy kilka przydatnych kombinacji klawiszy:

1. Alt + H + L – otwiera menu Formatowanie warunkowe.

2. Alt + H + R – pozwala na wybranie typu formatu, np. wartości liczbowej.

3. Ctrl+Shift+$ lub Ctrl+Shift+: – ustawia standardowy format dla komórek liczbowych.

4. Ctrl+1 – otworzy okno dialogowe Formatowanie komórek

5. Alt+E+S -> W -> Enter  – umożliwia dodanie kodu warunkowego do pola tekstowego (tak jakbyśmy wpisywali go ręcznie)

6. Ctrl+[  – przechodzi do pierwszej komórki zakresu objętego przez formułę bądź linki 

7. Ctrl+]  – przechodzi do ostatniej komórki zakresu objętego przez formułę bądź linki

8. F2   – pozwala na edycje wybranej komórki bez konieczności klikania na nią kursorem myszki.

9. Shift+F10 – otwarcie menu kontekstowego dostępne również po naciśnięciu prawego przyciski myszy (umieszczone tam są m.in polecenia dotyczące usuwanie/zmiany reguł formatujących).

6. Podsumowanie

Formatowanie warunkowe to jedna z najważniejszych funkcji w programie Excel. Umożliwia ona automatyczne kolorowanie i wyróżnianie komórek, co znacznie ułatwia pracę nad arkuszem kalkulacyjnym. Dzięki tej funkcji możemy szybko personalizować dowolne dane (liczbowe i tekstowe) i porównywać je między sobą.

W artykule omówiliśmy kilka prostych kroków pozwalających na korzystanie z formatowania warunkowego oraz przykłady jego zastosowań.

Korzystanie z formatowania warunkowego znacznie usprawnia pracę nad skomplikowanymi tabelami oraz daje możliwość lepszej prezentacji danych w biznesie, dzięki czemu łatwiej jest wyciągać z nich wnioski i podejmować decyzje.

Znajomość formatowania warunkowego jest niezbędna dla każdego użytkownika programu MS Excel, który zajmuje się przetwarzaniem dużych ilości danych. Dzięki niemu można szybko i sprawnie przeprowadzać analizy finansowe i prezentacje wyników działalności firmy lub przedsiębiorstwa.